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Fechamento mensal: dos extratos aos livros fechados
Você envia extratos e recibos, nos conta o básico do negócio e recebe de volta uma planilha e um arquivo de importação, geralmente em até uma hora. Esta página explica as etapas, as verificações e um teste real.
O que é o fechamento mensal
Um fechamento de fim de mês é a rotina de certificar-se de que cada transação do mês foi registrada, categorizada e conciliada, para que os números do mês fiquem definitivos. Para uma pequena empresa com conta bancária e cartão, isso significa: reunir os extratos, categorizar cada linha, verificar se os totais batem com os extratos e gerar um P&L. É isso que este serviço prepara.
Etapa 1: envio
Extratos bancários e de cartão em CSV, Excel ou PDF; recibos em PDF ou foto; exportações de POS. Até 60 arquivos, 100 MB cada. Nunca pedimos senhas bancárias e não nos conectamos às suas contas.
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Envie seus arquivosEtapa 2: conte o básico
Uma ou duas linhas: tipo de negócio, QuickBooks Online ou Xero e regras especiais. Exemplo: Restaurant in Texas, October close. Square deposits are sales. Use QuickBooks Online. Owner transfers are draws. Se estiver vago, assumimos padrões sensatos, listados nas Notes.
Etapa 3: o que você recebe
| Aba | Conteúdo |
|---|---|
| Ledger | Data, descrição, valor, conta, categoria, motivo, recibo, arquivo de origem. Tipos de data e número reais. |
| P&L | Receitas, custo das mercadorias vendidas, lucro bruto, despesas por categoria, lucro líquido, com fórmulas ativas sobre o Ledger. |
| By account | Entradas, saídas e saldo líquido por conta. |
| Questions | O que não conseguiu categorizar, possíveis duplicidades, possíveis gastos pessoais, transferências, itens incomuns de valor alto, qualquer coisa que não tenha conciliado. |
| Notes | Premissas, resultado da conciliação, lista de arquivos. |
Além disso, import.csv para QuickBooks Online (Date, Description, Amount, datas no formato MM/DD/YYYY) ou, se você indicar Xero, um layout Xero com datas no formato DD/MM/YYYY. Transferências entre suas próprias contas que aparecem duplicadas ficam fora da importação.
Como o serviço se verifica
Cada linha de transação de cada extrato é contada por arquivo e comparada com os totais ou saldos corridos do extrato. Se as linhas não conciliarem, a causa é investigada antes de qualquer entrega. Os recibos são associados às linhas do extrato por valor, data e fornecedor; um recibo sem correspondência vai para a aba Questions, e não para o Ledger. O saldo líquido do P&L é conferido com o Ledger e dez linhas aleatórias são reabertas e comparadas com a origem. O resultado é registrado na aba Notes.
Exemplo de restaurante
| Você vê | Tratado como (padrão) |
|---|---|
| Depósitos de processadoras (Square, Toast e similares) | Vendas, com taxas da processadora anotadas |
| Fornecedores de alimentos, bebidas e embalagens | Custo das mercadorias vendidas |
| Débitos de provedores de folha de pagamento | Folha de pagamento e salários |
| Aluguel, utilidades, seguros | Linhas de despesa próprias |
| Transferências para sua conta pessoal | Retiradas do proprietário, conforme você indicar na nota |
| Pagamento de cartão a partir da conta corrente | Transferência entre contas próprias, não uma despesa |
Altere qualquer regra na nota; duas rodadas de ajustes estão incluídas.
Um teste real
Rodamos um CSV bancário com 121 linhas, um PDF de cartão e 5 recibos. Ele gerou um Ledger, um P&L, um CSV do QuickBooks e 38 itens na aba Questions em 2 minutos. Foi um teste pequeno com um negócio fictício, não um benchmark. Espere um número alto na aba Questions no primeiro mês, porque fornecedores vagos e cobranças com cara de pessoais são sinalizados para você, e não decididos em silêncio.
Uma planilha de exemplo para um food truck de tacos fictício está em books.myclawn.com/examples/sample-books.xlsx.
O que você faz todo mês
- Baixe os extratos do mês de cada banco e cartão (CSV é o melhor formato).
- Adicione os recibos que quer associar.
- Envie, cole uma nota de uma linha e pague.
- Abra a aba Questions e responda o que puder.
- Importe o CSV ou entregue a planilha ao seu contador.
A partir do primeiro mês, a nota é a mesma e o trabalho leva cerca de quinze minutos do seu tempo.
Limites
Preparação de escrituração, não consultoria tributária ou contábil. Não lançamos nada no seu software, não processamos folha de pagamento nem damos aprovação de CPA. Veja as perguntas frequentes e preços.
Envie os extratos deste mês. Apenas preparação de escrituração, não é consultoria tributária. Reembolso em 14 dias se não atender, duas rodadas de ajustes, cancele a qualquer momento.
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