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Chiusura mensile: dagli estratti conto ai conti chiusi
Carichi estratti conto e ricevute, ci dici le basi dell'attività e ricevi indietro un workbook e un file di importazione, di solito entro un'ora. Questa pagina illustra i passaggi, i controlli e una prova reale.
Cos'è la chiusura di fine mese
La chiusura di fine mese è la routine che verifica che ogni operazione del mese sia registrata, categorizzata e riconciliata, così che i numeri del mese siano definitivi. Per una piccola attività con un conto bancario e una carta, significa: raccogliere gli estratti conto, categorizzare ogni riga, verificare che i totali corrispondano agli estratti conto e produrre un P&L. È ciò che prepara questo servizio.
Passaggio 1: caricamento
Estratti conto bancari e di carta in CSV, Excel o PDF; ricevute in PDF o foto; esportazioni POS. Fino a 60 file, 100 MB ciascuno. Non chiediamo mai le credenziali della banca e non ci colleghiamo ai tuoi conti.
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Carica i tuoi filePassaggio 2: dicci le basi
Una o due righe: tipo di attività, QuickBooks Online o Xero e regole particolari. Esempio: Ristorante in Texas, chiusura di ottobre. I depositi di Square sono vendite. Usa QuickBooks Online. I trasferimenti del titolare sono prelievi. Se il testo è vago, vengono assunti valori predefiniti sensati e riportati nelle Notes.
Passaggio 3: cosa torna indietro
| Foglio | Contenuto |
|---|---|
| Ledger | Data, descrizione, importo, conto, categoria, motivo, ricevuta, file di origine. Tipi di dato reali per date e numeri. |
| P&L | Ricavi, costo del venduto, utile lordo, spese per categoria, utile netto, con formule dinamiche sul Ledger. |
| By account | Entrate, uscite e saldo netto per conto. |
| Questions | Ciò che non è stato possibile categorizzare, probabili duplicati, possibili spese personali, trasferimenti, voci insolitamente grandi, tutto ciò che non si è riconciliato. |
| Notes | Ipotesi, esito della riconciliazione, elenco dei file. |
Inoltre import.csv per QuickBooks Online (Date, Description, Amount, date nel formato MM/DD/YYYY) oppure, se indichi Xero, un layout Xero con date nel formato DD/MM/YYYY. I trasferimenti tra i tuoi conti che compaiono due volte vengono esclusi dall'importazione.
Come si autoverifica
Ogni riga di operazione di ogni estratto conto viene contata per file e confrontata con i totali o i saldi progressivi dell'estratto. Se le righe non riconciliano, si cerca la causa prima di consegnare qualsiasi cosa. Le ricevute vengono abbinate alle righe dell'estratto per importo, data e fornitore; una ricevuta senza corrispondenza finisce nella scheda Questions, non nel Ledger. L'utile netto del P&L viene verificato rispetto al Ledger e dieci righe scelte a caso vengono riaperte e confrontate con la fonte. Il risultato viene scritto nella scheda Notes.
Un esempio di ristorante
| Cosa vedi | Trattato come (predefinito) |
|---|---|
| Depositi dei processori (Square, Toast e simili) | Vendite, con commissioni del processore annotate |
| Fornitori di cibo, bevande e imballaggi | Costo del venduto |
| Addebiti del fornitore di buste paga | Buste paga e stipendi |
| Affitto, utenze, assicurazioni | Proprie voci di spesa |
| Trasferimenti sul tuo conto personale | Prelievi del titolare, come indichi nella nota |
| Pagamento carta dal conto corrente | Trasferimento tra conti propri, non una spesa |
Modifica qualsiasi regola nella nota; sono inclusi due giri di modifiche.
Una prova reale
Abbiamo fatto girare un CSV bancario con 121 righe, un PDF di carta e 5 ricevute. Ha prodotto un Ledger, un P&L, un CSV per QuickBooks e 38 Questions in 2 minuti. È un piccolo test su un'attività inventata, non un benchmark. Nel primo mese aspettati un numero alto di Questions, perché fornitori vaghi e addebiti dall'aspetto personale vengono segnalati a te invece di essere decisi in silenzio.
Un workbook di esempio per un food truck di tacos fittizio si trova in books.myclawn.com/examples/sample-books.xlsx.
Cosa fai ogni mese
- Scarica gli estratti conto del mese da ogni banca e carta (il CSV è il formato migliore).
- Aggiungi le ricevute che vuoi abbinare.
- Carica, incolla una nota di una riga, paga.
- Apri la scheda Questions e rispondi a ciò che puoi.
- Importa il CSV oppure consegna il workbook al tuo commercialista.
Dopo il primo mese la nota resta la stessa e il lavoro richiede circa quindici minuti del tuo tempo.
Limiti
Preparazione contabile, non consulenza fiscale o contabile. Non registriamo operazioni nel tuo software, non gestiamo buste paga e non diamo l'approvazione di un CPA. Vedi le FAQ e i prezzi.
Carica gli estratti conto di questo mese. Solo preparazione contabile, non consulenza fiscale. Rimborso entro 14 giorni se il risultato non è conforme, due giri di modifiche, disdici in qualsiasi momento.
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