Uma DRE a partir dos seus extratos bancários

O que o P&L contém

Receitas, custo das mercadorias vendidas, lucro bruto, despesas por categoria e lucro líquido do mês. A aba P&L é montada com fórmulas dinâmicas que somam a aba Ledger, então clicar em qualquer número mostra o que ele soma. Envios de regularização recebem uma coluna por mês.

Por que um ledger categorizado vem primeiro

Um P&L só é tão bom quanto as categorias. Cada transação recebe uma das categorias padrão para pequenas empresas (Vendas, Custo dos Produtos Vendidos, Folha de Pagamento e Salários, Aluguel, Utilidades, Seguros, Veículo e Combustível, Suprimentos, Publicidade, Software, Honorários Profissionais, Taxas Bancárias e de Adquirente, Refeições, Viagens, Pagamentos de Empréstimos, Retiradas do Proprietário e outras), com um motivo quando a escolha não for óbvia. Transferências entre suas próprias contas são excluídas, para que não inflacionem receitas ou despesas.

Como ler

1. Comece pelo lucro líquido: ele é positivo e é o que você esperava?
2. Veja o lucro bruto. Se estiver baixo, seus custos dos produtos ou seus preços precisam de atenção.
3. Analise as maiores linhas de despesa em busca de surpresas.
4. Abra a aba Questions: itens ainda indefinidos podem mudar os números.

O que não está incluído

• Sem balanço patrimonial nem demonstração de fluxo de caixa.
• Sem regime de competência: funciona com transações de caixa dos seus extratos, então faturas e contas a pagar não aparecem.
• Sem tratamento tributário: não diz o que é dedutível nem o que está em conformidade.

Se você precisar de livros por competência ou de declaração de impostos, use um contador. Isto é preparação.

Regime de caixa x competência, em resumo

Um P&L montado a partir de extratos bancários é de regime de caixa: receita quando o dinheiro entra, despesa quando o dinheiro sai. A contabilidade por competência registra a receita quando ganha e a despesa quando incorrida. Para muitas pequenas empresas, o regime de caixa é uma boa visão de como foi o mês. Se você fatura clientes a prazo ou mantém estoque, um contador pode recomendar competência. Não decidimos isso por você.

Um exemplo prático resumido

Uma pequena loja em um mês: depósitos de cartão de $18.400 são vendas, pagamentos a fornecedores de $7.900 são custo das mercadorias, débitos de folha são $4.200, aluguel e contas de consumo $2.300, e outras despesas $1.100. O lucro bruto é $10.500 e o lucro líquido é $2.900 antes de qualquer imposto. Os números são ilustrativos, não um resultado de cliente. Na planilha, cada uma dessas linhas é um SUM sobre as linhas do Ledger com aquela categoria, então você pode clicar até as transações.

Modelo x números reais

Pesquisar por P&L encontra modelos: tabelas vazias para preencher. Um modelo é útil quando você já conhece seus números. Quando você só tem extratos, o trabalho difícil é a categorização, e essa é a parte que este serviço faz. Se você quer apenas um modelo, há muitos gratuitos. Se quer os números preenchidos a partir dos seus próprios extratos, envie-os.

Conferindo o P&L antes de confiar nele

Três verificações levam cinco minutos. Primeiro, abra a aba Notes e leia a linha de conciliação: ela informa se o total do ledger bateu com os extratos. Segundo, clique em um número grande no P&L e veja as linhas do ledger por trás dele. Terceiro, leia a aba Questions em busca de itens que possam mudar uma categoria. Se as três parecerem certas, o P&L é um rascunho sólido para você e seu contador.

Como obter um

Envie os extratos do mês (até 60 arquivos), informe o tipo de negócio e o seu software, e o P&L volta na mesma planilha. Uma planilha de exemplo de um food truck de tacos fictício está descrita em como funciona. Veja preços.

Uma planilha de exemplo para um food truck de tacos fictício está em books.myclawn.com/examples/sample-books.xlsx.

Envie os extratos deste mês. Apenas preparação de escrituração, não consultoria tributária. Reembolso em 14 dias se não atender ao combinado, duas rodadas de alterações, cancele a qualquer momento.

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