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Cierre mensual: de los extractos a los libros cerrados
Subes los extractos y recibos, nos cuentas lo básico del negocio, y recibes un libro de trabajo y un archivo de importación, normalmente en una hora. Esta página recorre los pasos, las verificaciones y una prueba real.
Qué es el cierre mensual
El cierre mensual es la rutina de asegurarse de que cada transacción del mes esté registrada, categorizada y conciliada, para que las cifras del mes queden definitivas. Para un pequeño negocio con una cuenta bancaria y una tarjeta, implica: reunir los extractos, categorizar cada línea, comprobar que los totales coincidan con los extractos y generar un P&L. Eso es lo que prepara este servicio.
Paso 1: sube los archivos
Extractos bancarios y de tarjeta en CSV, Excel o PDF; recibos en PDF o foto; exportaciones de POS. Hasta 60 archivos, de 100 MB cada uno. Nunca pedimos tus claves bancarias y no nos conectamos a tus cuentas.
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Sube tus archivosPaso 2: cuéntanos lo básico
Una o dos líneas: tipo de negocio, QuickBooks Online o Xero, y reglas especiales. Ejemplo: Restaurante en Texas, cierre de octubre. Los depósitos de Square son ventas. Usar QuickBooks Online. Las transferencias del dueño son retiros. Si la información es vaga, se asumen valores razonables y se listan en la pestaña Notes.
Paso 3: qué recibes
| Hoja | Contenido |
|---|---|
| Ledger | Fecha, descripción, importe, cuenta, categoría, motivo, recibo, archivo de origen. Tipos de fecha y número reales. |
| P&L | Ingresos, costo de bienes vendidos, beneficio bruto, gastos por categoría, beneficio neto, con fórmulas activas sobre Ledger. |
| By account | Entradas, salidas y neto por cuenta. |
| Questions | Lo que no pudo categorizar, posibles duplicados, posibles gastos personales, transferencias, partidas inusualmente grandes y cualquier cosa que no concilió. |
| Notes | Supuestos, resultado de la conciliación, lista de archivos. |
Además import.csv para QuickBooks Online (Fecha, Descripción, Importe, fechas como MM/DD/YYYY) o, si indicas Xero, un formato de Xero con fechas como DD/MM/YYYY. Las transferencias entre tus propias cuentas que aparecen dos veces se excluyen de la importación.
Cómo se verifica
Cada fila de transacción de cada extracto se cuenta por archivo y se compara con los totales del extracto o con los saldos corrientes. Si las filas no concilian, se busca la causa antes de entregar nada. Los recibos se emparejan con las líneas del extracto por importe, fecha y proveedor; un recibo sin coincidencia va a la pestaña Questions, no al libro mayor. El neto del P&L se compara con el libro mayor y se reabren diez filas al azar contra su archivo de origen. El resultado se escribe en la pestaña Notes.
Ejemplo de restaurante
| Lo que ves | Tratado como (por defecto) |
|---|---|
| Depósitos de procesadores (Square, Toast y similares) | Ventas, con las comisiones del procesador anotadas |
| Proveedores de comida, bebidas y empaques | Costo de bienes vendidos |
| Cargos del proveedor de nómina | Nómina y salarios |
| Renta, servicios públicos, seguros | Sus propias líneas de gasto |
| Transferencias a tu cuenta personal | Retiros del dueño, según lo indiques en la nota |
| Pago de tarjeta desde la cuenta corriente | Transferencia entre cuentas propias, no un gasto |
Cambia cualquier regla en la nota; se incluyen dos rondas de cambios.
Una prueba real
Hicimos una prueba con un CSV bancario de 121 filas, un PDF de tarjeta y 5 recibos. Generó un libro mayor, un P&L, un CSV para QuickBooks y 38 preguntas en 2 minutos. Es una prueba pequeña con un negocio inventado, no un punto de referencia. Espera un número alto de Questions en el primer mes, porque los proveedores poco claros y los cargos que parecen personales se marcan para que los revises, en lugar de decidirlos en silencio.
Un libro de muestra para un camión de tacos ficticio está en books.myclawn.com/examples/sample-books.xlsx.
Lo que haces cada mes
- Descarga los extractos del mes de cada banco y tarjeta (CSV es lo mejor).
- Agrega los recibos que quieras emparejar.
- Sube, pega una nota de una línea y paga.
- Abre la pestaña Questions y responde lo que puedas.
- Importa el CSV o entrega el libro a tu contador.
Después del primer mes la nota es la misma y el trabajo son unos quince minutos de tu tiempo.
Límites
Preparación de teneduría de libros, no asesoría fiscal ni contable. No registramos movimientos en tu software, no hacemos nómina ni damos la aprobación de un CPA. Consulta las preguntas frecuentes y precios.
Sube los extractos de este mes. Solo preparación de teneduría de libros, no es asesoría fiscal. Reembolso de 14 días si no cumple, dos rondas de cambios, cancela cuando quieras.
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