MyClawn Books › Zo werkt het
Maandafsluiting: van afschriften naar afgesloten boeken
Je uploadt afschriften en bonnetjes, vertelt ons de basisgegevens van het bedrijf, en krijgt een werkboek en een importbestand terug, meestal binnen het uur. Deze pagina loopt de stappen, de controles en een echte testrun door.
Wat een maandafsluiting is
Een maandafsluiting is de routine om zeker te stellen dat elke transactie uit de maand is vastgelegd, gecategoriseerd en afgestemd, zodat de cijfers voor die maand definitief zijn. Voor een klein bedrijf met een bankrekening en een creditcard betekent dat: de afschriften verzamelen, elke regel categoriseren, controleren of de totalen met de afschriften overeenkomen, en een P&L opstellen. Dat is wat deze dienst voorbereidt.
Stap 1: uploaden
Bank- en creditcardafschriften als CSV, Excel of PDF; bonnetjes als PDF of foto; POS-exports. Tot 60 bestanden, elk 100 MB. We vragen nooit om bankinloggegevens en we koppelen niet aan je rekeningen.
Sleep je afschriften hierheen. Starter $49/mnd · Pro $149/mnd. Terugbetaling binnen 14 dagen als het niet lukt.
Upload je bestandenStap 2: vertel ons de basis
Één of twee regels: type bedrijf, QuickBooks Online of Xero, en bijzondere regels. Voorbeeld: Restaurant in Texas, afsluiting oktober. Square-stortingen zijn omzet. Gebruik QuickBooks Online. Overboekingen naar de eigenaar zijn privéonttrekkingen. Als het vaag is, gaan we uit van redelijke standaardkeuzes, die in de Notes-tab worden vermeld.
Stap 3: wat je terugkrijgt
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Ledger | Datum, omschrijving, bedrag, rekening, categorie, reden, bonnetje, bronbestand. Echte datum- en getalsformaten. |
| P&L | Omzet, kostprijs van de verkopen, brutowinst, kosten per categorie, nettowinst, met live formules over de Ledger. |
| By account | Geld in, geld uit en netto per rekening. |
| Questions | Wat niet gecategoriseerd kon worden, waarschijnlijke dubbele posten, mogelijke privé-uitgaven, overboekingen, ongewoon grote posten, en alles wat niet klopte bij het afstemmen. |
| Notes | Aannames, resultaat van de afstemming, bestandslijst. |
Plus import.csv voor QuickBooks Online (Date, Description, Amount, datums als MM/DD/YYYY) of, als je Xero aangeeft, een Xero-indeling met datums als DD/MM/YYYY. Overboekingen tussen je eigen rekeningen die twee keer voorkomen, worden uit de import weggelaten.
Hoe het zichzelf controleert
Elke transactieregel uit elk afschrift wordt per bestand geteld en vergeleken met de totalen op het afschrift of het lopende saldo. Als regels niet overeenkomen, wordt naar de oorzaak gezocht voordat er iets wordt opgeleverd. Bonnetjes worden op bedrag, datum en leverancier gekoppeld aan afschriftregels; een bonnetje zonder koppeling komt op de Questions-tab, niet in de Ledger. De netto P&L wordt gecontroleerd tegen de Ledger, en tien willekeurige regels worden opnieuw nagekeken aan de hand van hun bron. Het resultaat staat in de Notes-tab.
Een voorbeeld voor een restaurant
| Wat je ziet | Standaard behandeld als |
|---|---|
| Stortingen van betaalverwerkers (Square, Toast en vergelijkbare) | Omzet, met vermelding van de kosten van de betaalverwerker |
| Leveranciers van voedsel, drank en verpakkingen | Kostprijs van de verkopen |
| Afschrijvingen van een loonadministratieleverancier | Loonkosten en salarissen |
| Huur, nutsvoorzieningen, verzekeringen | Eigen kostenposten |
| Overboekingen naar je privérekening | Privéonttrekkingen, zoals je in de notitie aangeeft |
| Creditcardbetaling vanaf je betaalrekening | Overboeking tussen eigen rekeningen, geen kosten |
Pas elke regel aan in de notitie; twee rondes met wijzigingen zijn inbegrepen.
Een echte testrun
We draaiden een bank-CSV met 121 regels, een creditcard-PDF en 5 bonnetjes. Het leverde een Ledger, een P&L, een QuickBooks-CSV en 38 vragen op in 2 minuten. Dat is één kleine test met een verzonnen bedrijf, geen benchmark. Verwacht een hoog aantal vragen in de eerste maand, omdat vage leveranciers en privéachtige uitgaven voor jou worden gemarkeerd in plaats van stilzwijgend beslist.
Een voorbeeldwerkboek voor een fictieve taco-truck staat op books.myclawn.com/examples/sample-books.xlsx.
Wat je elke maand doet
- Download de afschriften van de maand van elke bank en creditcard (CSV is het best).
- Voeg bonnetjes toe die je gekoppeld wilt hebben.
- Upload, plak een notitie van één regel, en betaal.
- Open de Questions-tab en beantwoord wat je kunt.
- Importeer de CSV of geef het werkboek aan je accountant.
Na de eerste maand blijft de notitie hetzelfde, en kost het ongeveer vijftien minuten van jouw tijd.
Beperkingen
Voorbereiding van de boekhouding, geen belasting- of accountantsadvies. We boeken niet in je software, draaien geen loonadministratie en geven geen goedkeuring van een CPA. Zie de FAQ en prijzen.
Upload de afschriften van deze maand. Alleen voorbereiding van de boekhouding, geen belastingadvies. Terugbetaling binnen 14 dagen als het niet klopt, twee rondes met wijzigingen, op elk moment opzeggen.
Sleep je afschriften hierheen. Starter $49/mnd · Pro $149/mnd. Terugbetaling binnen 14 dagen als het niet lukt.
Upload je bestanden