Een winst-en-verliesrekening op basis van je bankafschriften

Wat de W&V bevat

Inkomsten, kostprijs van de verkopen, brutowinst, uitgaven per categorie en nettowinst voor de maand. Het W&V-blad is opgebouwd uit live formules die het Ledger-blad optellen, dus als je op een getal klikt, zie je waaruit het bestaat. Inhaaluploads krijgen één kolom per maand.

Waarom eerst een gecategoriseerd grootboek

Een W&V is alleen zo goed als de categorieën. Elke transactie krijgt een van een standaardset voor kleine bedrijven (Omzet, Kostprijs van de verkopen, Salarissen en lonen, Huur, Nutsvoorzieningen, Verzekeringen, Voertuig en brandstof, Benodigdheden, Advertenties, Software, Professionele kosten, Bank- en betalingskosten, Maaltijden, Reizen, Leningaflossingen, Privéopnames en overige), met een toelichting waar de keuze niet vanzelfsprekend is. Overboekingen tussen je eigen rekeningen worden uitgesloten, zodat ze inkomsten noch uitgaven opblazen.

Zo lees je hem

1. Begin bij nettowinst: is die positief, en is het wat je verwachtte?
2. Kijk naar de brutowinst. Als die dun is, verdienen je kostprijs of prijsstelling aandacht.
3. Scan de grootste uitgavenregels op verrassingen.
4. Open het tabblad Questions: openstaande punten kunnen de cijfers veranderen.

Wat er niet in zit

• Geen balans of kasstroomoverzicht.
• Geen accruals: het werkt met kastransacties op je afschriften, dus onbetaalde facturen en rekeningen zitten er niet in.
• Geen belastingbehandeling: er wordt niet gezegd wat aftrekbaar of conform is.

Als je accrual-administratie of belastingaangifte nodig hebt, gebruik dan een accountant. Dit is voorbereiding.

Kasbasis versus accrual, kort

Een W&V die uit bankafschriften is opgebouwd, is op kasbasis: inkomsten wanneer het geld binnenkomt, uitgaven wanneer het geld weggaat. Accrual-accounting registreert inkomsten wanneer ze verdiend zijn en kosten wanneer ze zijn gemaakt. Voor veel kleine bedrijven is de kasbasis een goed beeld van hoe de maand is verlopen. Als je klanten op rekening factureert of voorraad hebt, kan een accountant accrual adviseren. Die keuze maken wij niet voor je.

Een kort uitgewerkt voorbeeld

Een kleine winkel in één maand: kaartstortingen van $18.400 zijn omzet, betalingen aan leveranciers van $7.900 zijn kostprijs van de verkopen, salarisafschrijvingen zijn $4.200, huur en nutsvoorzieningen $2.300, en overige uitgaven $1.100. De brutowinst is $10.500 en de nettowinst is $2.900 vóór belasting. De cijfers zijn illustratief en geen klantresultaat. In de werkmap is elk van deze regels een SUM over de Ledger-rijen met die categorie, zodat je naar de transacties kunt doorklikken.

Sjabloon versus echte cijfers

Zoeken naar een W&V levert sjablonen op: lege tabellen om in te vullen. Een sjabloon is handig als je je cijfers al kent. Als je alleen afschriften hebt, is het zware werk het categoriseren, en dat is het deel dat deze dienst doet. Als je alleen een sjabloon wilt, zijn er genoeg die gratis zijn. Als je de cijfers wilt laten invullen op basis van je eigen afschriften, upload ze dan.

Controleer de W&V voordat je erop vertrouwt

Drie controles kosten vijf minuten. Ten eerste: open het tabblad Notes en lees de afstemmingsregel: die vermeldt of het grootboektotaal overeenkwam met de afschriften. Ten tweede: klik op een groot getal in de W&V en bekijk de grootboekregels erachter. Ten derde: lees het tabblad Questions voor punten die een categorie kunnen veranderen. Als alle drie er goed uitzien, is de W&V een degelijk concept voor jou en je accountant.

Zo krijg je er een

Upload de afschriften van de maand (tot 60 bestanden), geef het type bedrijf en je software door, en de W&V komt terug in dezelfde werkmap. Een fictief voorbeeld van een taco-truck staat beschreven op hoe het werkt. Zie prijzen.

Een voorbeeldwerkmap voor een fictieve taco-truck staat op books.myclawn.com/examples/sample-books.xlsx.

Upload de afschriften van deze maand. Alleen boekhoudvoorbereiding, geen belastingadvies. Terugbetaling binnen 14 dagen als het niet aan de verwachtingen voldoet, twee rondes van wijzigingen, altijd opzegbaar.

Meer over Books